Een checklist om zonder losse eindjes het nieuwe jaar in te gaan
De feestdagen lonken, maar voor uw financiële en administratieve huishouding is dit juist een cruciale periode. Wat u nu laat liggen, spookt in januari terug: als afgekeurde declaratie, als gemiste deadline, of als een dossier dat niemand meer kan reconstrueren. Deze checklist zet op een rij wat u als ggz- of jeugdzorgpraktijk nog moet regelen vóór de jaarwisseling.
Waarom nu, en niet in januari?
Veel praktijkhouders stellen administratieve afronding uit tot het nieuwe jaar al begonnen is. Het probleem: cijfers over het lopende jaar worden dan vermengd met het nieuwe boekjaar, dossiers die nog 'eventjes' open staan raken op de achtergrond, en declaraties die u eerder had kunnen indienen, lopen vertraging op door de drukte van januari. Eind november, begin december is het ideale moment om de balans op te maken.
Voor ggz-praktijken (ZPM)
Lopende trajecten en dossiers
- Controleer welke behandeltrajecten dit jaar worden afgesloten, en of het dossier daarop is voorbereid: zorgplan geëvalueerd, eindverslag klaar, diagnose correct gekoppeld aan het traject.
- Diagnose-koppelfouten zijn de meest voorkomende reden voor afgekeurde declaraties, controleer dit vóór u iets indient, niet erna.
Declaraties
- Dien lopende declaraties tijdig in. Wachten tot na de jaarwisseling verhoogt het risico op verwarring tussen boekjaren en vertraagt uw cashflow onnodig.
- Maak een overzicht van openstaande en afgewezen declaraties. Begin het nieuwe jaar met een schone lei, niet met een stapel onopgeloste zaken.
Contractering en kwaliteit
- Nog geen vragenlijst voor de contractering van komend jaar ingevuld? Check per verzekeraar wat de status is, de deadlines lopen sterk uiteen, en niet elke verzekeraar communiceert dit even duidelijk.
- Staat u gepland voor een visitatie? Zorg dat uw portfolio en dossiers overdraagbaar en compleet zijn, ruim vóór de eerste bijeenkomst.
- Is uw kwaliteitsstatuut nog actueel? Vanaf 2026 geldt: alleen zorg leveren met een goedgekeurd kwaliteitsstatuut versie 4.0 is toegestaan.
Voor jeugdzorgpraktijken (gemeenten)
CBS-beleidsinformatie en uitschrijving
- Sluit u een jeugdtraject af? Controleer de datum uitschrijving, de reden van beëindiging, of 'zonder hulp verder' logisch aansluit op die reden, én of de cliënttevredenheid is geregistreerd, minimaal één van beide (cliënt of ouder/verzorger) is voldoende.
- Vergeet het vinkje 'Aanleveren aan CBS' niet, zonder dit vinkje telt een verder perfect ingevuld traject niet mee.
Productieverantwoording
- De meeste regio's vragen een productieverantwoording over het lopende jaar, met een conceptversie vaak al vóór 1 maart en de definitieve versie kort daarna. Begin nu met het verzamelen van gegevens in plaats van dit in het voorjaar in paniek te doen.
- Ligt uw jeugdzorgomzet boven de grens waarop een accountantsverklaring verplicht is? Zorg dat u hier tijdig een accountant bij betrekt, dat traject kost tijd.
Contractafspraken
- Loopt uw contract met een of meerdere gemeenten dit jaar af? Controleer nu of er al gesprekken over verlenging of nieuwe afspraken lopen, in plaats van dit tot het laatste moment te laten hangen.
Voor beide: het overkoepelende rijtje
- Jaarverantwoording: de deadline ligt weliswaar pas in het voorjaar, maar de cijfers die u nodig heeft gaan over dít boekjaar. Begin nu met verzamelen, dan is het voorjaar geen crisismoment.
- Archivering: controleer of afgesloten dossiers volgens de juiste bewaartermijn zijn gearchiveerd, en of oudere dossiers die de bewaartermijn hebben overschreden correct worden vernietigd.
- Toegangsbeheer: is iedereen die nog toegang heeft tot het EPD, daar ook daadwerkelijk (nog) toe bevoegd? Een goed moment om dit een keer per jaar te controleren.
- Kwaliteitscyclus: veel kwaliteitscriteria (waaronder die van visitatie) vragen om een jaarlijkse evaluatie van uw functioneren als praktijk. Plan dit moment nu in, in plaats van het te laten verdampen tussen de feestdagen.
Tot slot
Geen enkele praktijkhouder wordt vrolijk van deze lijst, maar wie 'm nu doorloopt, begint het nieuwe jaar zonder losse eindjes. En dat scheelt in januari een hoop stress die u net zo goed nu al kunt voorkomen.